INDICE

1. IL REGOLAMENTO

–  Premesse

• Fonti giuridiche e di ispirazione

–  Oggetto

• Ambito di applicazione

II.  ORGANI E FIGURE APICALI

• Il Responsabile dell’Organismo

–  Segreteria Generale

• I Mediatori
  • Compensi dei Mediatori
  • Ruolo nel procedimento
  • Accettazione dell’incarico
  • Mediatore Ausiliario
  • Formazione iniziale e continua dei Mediatori
  • Accordi fra Organismi e competenze specifiche dei Mediatori

III.  REGOLAMENTO DI PROCEDURA

• Competenza territoriale

–  Durata del procedimento

• Riservatezza ed inutilizzabilità del segreto professionale
  • Riservatezza
  • Inutilizzabilità e segreto professionale
  • Obblighi in capo ai soggetti presenti
  • Possibilità di “segretare” gli accordi

–  Indicazioni generali

• Accesso alla mediazione

–  Gli incontri con il Mediatore

• Le sessioni separate
• Esito del procedimento: proposta, verbale, effetti
• Scheda di valutazione del Servizio

–  Criteri di affidamento dell’incarico al Mediatore

1. PROCEDURA PER LA SEGRETERIA

–  Ricezione istanza ed iscrizione nel Registro degli Affari in Mediazione

• Gestione dei rinvii del primo incontro

–  Aspetti economici e fiscali

• Gestione e verifica dei rinvii successivi al primo incontro
  • Gestione delle comunicazioni di non adesione al procedimento e relative motivazioni
  • Possibilità di convocazione diretta da parte del Mediatore

–

V.  LA PRESENZA E LA PARTECIPAZIONE DELLE PARTI IN MEDIAZIONE

• Modus operandi dell’Organismo

VI.  ASSISTENZA LEGALE DELLE PARTI IN MEDIAZIONE

• MODALITA’ DI GESTIONE DEL PRIMO INCONTRO

–  Esito negativo della mediazione al primo incontro

• Prosecuzione della mediazione per avvio unilaterale del procedimento

VIII.  DISCIPLINA DELLA FORMULAZIONE DELLA PROPOSTA DEL MEDIATORE

1. MODALITA’ DI STESURA DEI VERBALI DEGLI INCONTRI DI MEDIAZIONE

X.  MEDIAZIONE IN MODALITA’ TELEMATICA

1. DISCIPLINARE DELLE CONSULENZE TECNICHE NEL PROCEDIMENTO DI MEDIAZIONE

XII.  INDENNITA’, SPESE E TABELLA

• Indennità e spese per il primo incontro

–  Determinazione del valore della lite e dell’accordo di conciliazione

• Determinazione delle spese di mediazione

–  Disposizioni sul patrocinio a spese dello Stato nella mediazione civile e commerciale

• TABELLA

–

XIII.  ENTRATA IN VIGORE DEL REGOLAMENTO

• ACCETTAZIONE DEL REGOLAMENTO

I.  IL REGOLAMENTO

Premesse

Il presente documento costituisce il “Regolamento di procedura” – in seguito per brevità “Regolamento” che disciplina la mediazione presso l’Organismo di Mediazionedella società Adr Atena S.r.l. in seguito denominato anche “Organismo”, Regolamento approvato dal Consiglio di Amministrazione della società Adr Atena S.r.l. – in seguito per brevità “CdA”

Fonti giuridiche e di ispirazione

      Il presente Regolamento, nel rispetto e nei limiti della vigente normativa, si ispira alle seguenti fonti normative e/o giurisprudenziali:

• Direttiva 2008/52/CE del Parlamento europeo e del Consiglio
• Legge 19 giugno 2009 69, art. 60 di delega al Governo in materia di mediazione
• lgs 28/2010 e s.m.i. tra cui, in particolare, il D. Lgs. 149/2022.
• Decreto del Ministero della Giustizia n. 150/2023 di attuazione del D.Lgs. 28/2010 e m.i.
• Decreto del Ministero della Giustizia del 1 agosto 2023 sugli incentivi fiscali alla mediazione
• Decreto del Ministero della Giustizia del 1 agosto 2023 sui compensi per gli avvocati della parte in mediazione ammessa al gratuito patrocinio
• Circolare 09/2012 emessa dalla Presidenza del Consiglio dei Ministri in materia di mediazione civile e pubbliche amministrazioni
• 71 quater delle DD.AA. del C.Civ. in materia di mediazione civile e condominio
• 2643 del Codice Civile – “Atti soggetti a trascrizione” – con particolare riferimento al punto 12 bis
• Circolari emesse dal Ministero della Giustizia, e in particolare:                                                                                                                                                                   –  04.2011

           –  20.12.2011                                                                                                                                                                                                                                                                   –  27.11.2013 /09.12.2013

         – Codice del Consumo – Lgs. 206/2005

         – Regolamenti CE in materia di conciliazione paritetica per quanto non disciplinato dalle precedenti fonti giuridiche il Regolamento è altresì ispirato a:

         – Direttiva CE 11/2013 – “Direttiva ADR per i consumatori”

         – Regolamento UE 524/2013 – “Regolamento ODR per i consumatori”

          – giurisprudenza di settore

Oggetto

Il Regolamento disciplina l’organizzazione ed il funzionamento dell’Organismo Adr Atena S.r.l., per lo svolgimento dell’attività di mediazione civile finalizzata alla conciliazione, che consiste nell’assistere due o più soggetti sia nella ricerca di un accordo amichevole per la composizione di una controversia, sia nella formulazione di una proposta secondo le modalità previste dal D.Lgs 28/2010 e s.m.i. e nell’ambito della disciplina prevista dal Regolamento, per la risoluzione della stessa in tutte le controversie in materia di diritti civili disponibili.

      Il Regolamento inoltre:

• stabilisce i requisiti previsti per i singoli Mediatori ai fini dell’iscrizione e del mantenimento dell’iscrizione presso l’elenco Mediatori dell’Organismo, oltre a quelli già previsti dalla normativa vigente, con particolare riferimento al Lgs. 28/2010 e s.m.i. e al D.M. 150/2023;

• stabilisce i criteri di scelta e di incarico dei Mediatori che sono iscritti nell’Organismo nel rispetto delle indicazioni e delle prescrizioni del M.150/2023;
• determina i compensi previsti per i Mediatori e le modalità di liquidazione e pagamento degli stessi;
• adotta il codice etico, riportato in apposito documento allegato;
• disciplina le modalità di gestione della formazione iniziale e della formazione continua dei Mediatori, nel rispetto delle indicazioni contenute nel D.M. 150/2023 e nella Circolare del Ministero della Giustizia del 20.12.2011 se ed in quanto ancora applicabile;
• introduce la possibilità di istituire strumenti informativi finalizzati alla divulgazione della cultura e della conoscenza dell’istituto della mediazione civile presso istituzioni pubbliche e private, gestiti da Mediatori dell’Organismo e/o da soggetti appositamente formati ad hoc, secondo modalità conformi ai contenuti della Circolare del Ministero della Giustizia del 11.2013 / 09.12.2013
• ha in allegato la seguente modulistica:

• Modulo di domanda / istanza di avvio del procedimento (con indicazione se demandata o delegata dal giudice o se stanno decorrendo termini di decadenza o di prescrizione che l’avvio del procedimento di mediazione deve interrompere): su iniziativa di una parte / su iniziativa congiunta delle parti
• Modulo di adesione al procedimento di mediazione
• Modulo di dichiarazione di disponibilità / imparzialità / idoneità / rispetto del codice etico del Mediatore
• Modulo di valutazione del servizio di mediazione – Customer satisfaction

• definisce le modalità di amministrazione della procedura di mediazione adottata dall’Organismo stesso, ai sensi del D.Lgs. 28/2010 e s.m.i. e del D.M.150/2023, oltre che nel rispetto delle circolari emesse dal Ministero della Giustizia;
• stabilisce le linee guida per la gestione degli incontri di mediazione e per la stesura del processo verbale di ciascuno di essi, con particolare riferimento al primo incontro di mediazione, ai rinvii degli incontri nell’ambito del singolo procedimento, al rispetto dei tempi e alla durata del procedimento, alla verbalizzazione dell’esito del procedimento;
• definisce modalità e linee guida per la formulazione della proposta del Mediatore ai sensi dell’art.11 del Lgs 28/2010 e s.m.i.
• contiene la tabella delle indennità dovute ai sensi del M.150/2023 con le specifiche ed integrazioni indicate nel Regolamento, che sono quelle previste dall’art. 31 del D.M. 150/2023 per gli organismi pubblici.

Ambito di applicazione

Il Regolamento si applica a tutte le procedure di mediazione gestite dall’Organismo, e non preclude le negoziazioni volontarie e paritetiche relative alle controversie civili e commerciali, né le procedure di reclamo previste dalle carte dei servizi.

Il servizio di mediazione viene offerto, come previsto dal D.Lgs 28/2010 e s.m.i. all’art.2 – “Controversie oggetto di mediazione”, a “chiunque” intenda fruire dell’attività che l’Organismo offre, tramite i Mediatori professionisti all’uopo nominati. I Mediatori, incaricati sulla base di specifiche competenze professionali, abilità, formazione ed esperienza, assistono due o più soggetti:

• nella ricerca di un accordo amichevole per la composizione di una controversia su diritti disponibili (come di seguito precisato);
• nella formulazione di una proposta secondo le modalità previste dal presente Regolamento e dalla norma di riferimento 11 del D. Lgs. 28/2010 e s.m.i.;
• nella stesura dei verbali degli incontri di mediazione che siano utili a rilevare il

comportamento stragiudiziale delle parti, l’adesione al procedimento, le motivazioni di mancata adesione o di mancato avvio del procedimento rispetto alla possibilità di dirimere una controversia;

• nella gestione del procedimento anche in caso di avvio dello stesso senza la partecipazione di una o più

Oggetto dei procedimenti di mediazione possono essere tutte le controversie di natura civile rientranti nella sfera dei diritti disponibili, restando escluse quelle relative a diritti indisponibili oltre che rientranti nella materia fiscale, doganale e amministrativa, e restando escluse le controversie che abbiano ad oggetto la responsabilità dello Stato per atti od omissioni nell’esercizio di pubblici poteri, come definito dalla Direttiva 2008/52/CE del Parlamento europeo e del Consiglio.

Nessun limite soggettivo è previsto per l’accesso alla mediazione: a titolo esemplificativo e non esaustivo possono essere parti di un procedimento di mediazione privati cittadini, imprese, professionisti, associazioni od enti sia di natura privata, sia di natura pubblica, istituzioni, pubbliche amministrazioni, condomini, etc., con o senza l’assistenza legale od altra forma di assistenza di parte, nei limiti e nei modi meglio definiti nel Regolamento. A titolo di maggiore specificazione, quando una Pubblica Amministrazione è parte di un procedimento di mediazione, ai sensi dell’art.1, comma 2 della Direttiva 2008/52/CE del Parlamento Europeo e del Consiglio del 21.05.2008, possono trattarsi tutte le controversie rientranti nei diritti civili disponibili e dove la Pubblica Amministrazione non agisce con poteri autoritativi.

La procedura amministrata ai sensi del Regolamento è compatibile con le negoziazioni paritetiche basate su protocolli di intesa tra le associazioni riconosciute ai sensi dell’articolo 137 del Codice del Consumo e le imprese, o loro associazioni, e aventi per oggetto la medesima controversia.

II.   ORGANI E FIGURE APICALI

Fanno parte dell’Organismo i seguenti organi:

• Responsabile dell’Organismo
• Segreteria Generale
• Nel Regolamento ciò che viene riferito al “Mediatore” vale anche per il “Collegio dei Mediatori”

Il Responsabile dell’Organismo

Il Responsabile dell’Organismo è il titolare delle funzioni disciplinate dal D. Lgs. 28/2010 e dal D.M. n. 150/2023.

Il Responsabile dell’Organismo:

• rappresenta l’Organismo di mediazione
• svolge le funzioni previste dalle norme sopracitate

Il Responsabile dell’Organismo viene nominato dal Consiglio di Amministrazione della società Adr Atena S.r.l. ed è in carica a tempo indeterminato, sino ad eventuale revoca da disporsi ad opera dello stesso Consiglio di Amministrazione solo in presenza di giusta causa, o in caso di dimissioni.

Il Responsabile dell’Organismo è tenuto all’osservanza del Regolamento e del Codice Etico ad esso allegato. Egli può svolgere in ogni caso e in totale autonomia attività di mediazione presso l’Organismo Adr Atena S.r.l. garantendo alle parti terzietà, indipendenza e imparzialità, oppure in caso di espressa e manifesta richiesta da parte delle stesse.

Laddove il Responsabile dell’Organismo assuma il ruolo di Mediatore e ne venisse richiesta

dalle parti la sostituzione per qualsivoglia motivo, l’Organo chiamato ad esprimersi in merito è il Vice Presidente della società Adr Atena S.r.l..

Segreteria Generale

La Segreteria Generale (in seguito: la “Segreteria”) è responsabile della tenuta cartacea e/o informatica di tutti gli atti relativi ai procedimenti di mediazione e presiede e coordina tutte le attività della segreteria dell’Organismo e le relative risorse umane interne ed eventualmente esterne. La Segreteria coordina, monitora e verifica ogni attività di segreteria della sede centrale e di ogni sede secondaria, strettamente attinente i procedimenti di mediazione svolti, in ogni relativa fase, dal deposito dell’istanza all’attestazione di chiusura del procedimento, ivi inclusa ogni collaterale attività di natura contabile quale fatturazione, pagamenti e gestione operativa degli adempimenti legati ai crediti d’imposta se e laddove previsti, oltre che ogni adempimento relativo alle rilevazioni statistiche.

La Segreteria riscontra il deposito delle istanze, ne verifica la completezza e provvede ad iscriverle nel Registro degli Affari di Mediazione, di cui cura la tenuta, rilevando per ogni procedimento il numero progressivo di iscrizione a ruolo, il monitoraggio del rispetto dei tempi intermedi e della durata, i dati identificativi delle parti, l’oggetto della mediazione, il Mediatore designato e il relativo esito. La Segreteria rileva nel medesimo registro anche le formalità contabili e fiscali delle parti, al fine di garantire il monitoraggio nel rispetto delle indicazioni contenute nel D.M. 150/2023 e nella Circolare del 27.11.2013 – 09.12.2013, se ed in quanto ancora applicabile, in materia di parità nel trattamento economico delle parti nell’ambito del procedimento.

Fatti salvi i compiti riservati al Responsabile dell’Organismo, la Segreteria provvede:

• ad assistere il Responsabile dell’Organismo nelle attività previste dall’art. 8 del Lgs. 28/2010;
• a raccogliere le domande di mediazione, attraverso la modulistica predefinita;
• a verificare la correttezza e la completezza documentale e dei dati;
• a garantire il rispetto della normativa sulla privacy;
• a verificare la disponibilità dell’altra parte a partecipare all’incontro di mediazione in forma scritta e non, con ogni diversa possibilità di contatto (quali ad esempio lettera raccomandata, pec, mail, contatto telefonico, );
• a esigere le indennità previste;
• a comunicare tempestivamente al Responsabile dell’Organismo tutte le informazioni necessarie allo svolgimento della procedura di mediazione;
• a garantire, a norma dell’articolo 2961, primo comma, del codice civile, il rispetto dell’obbligo di conservare copia degli atti dei procedimenti trattati per almeno un triennio dalla data della loro conclusione;
• a verificare che il Mediatore abbia agito nel rispetto della correttezza formale degli atti e dei verbali di mediazione (verifica della corretta notifica delle convocazioni, verifica della corretta identificazione delle parti, verifica della corretta verbalizzazione degli incontri di mediazione rispetto a quanto previsto dal Regolamento;
• a liquidare i compensi da erogare ai Mediatori, secondo le modalità previste dal Regolamento;
• ad effettuare le comunicazioni alle parti con ogni mezzo idoneo ad assicurarne la

La Segreteria coordina e sovrintende, fra le altre cose, le attività previste dalla disciplina delle attività di segreteria, e potrà servirsi di risorse umane interne ed esterne messe a disposizione dalla Società Adr Atena S.r.l. per l’esercizio della propria funzione.

I Mediatori.

Presso l’Organismo è istituito un Registro dei Mediatori, al quale sono iscritti coloro che abbiano dato la propria disponibilità a svolgere l’attività di Mediatore nelle forme e nei termini previsti dalle norme e dal Regolamento e le cui competenze e professionalità siano state valutate e verificate dal Responsabile dell’Organismo.

Potranno essere iscritti nel Registro dei Mediatori i Mediatori civili professionisti in regola con gli aggiornamenti obbligatori imposti dalle norme applicabili.

L’iscrizione dei Mediatori nelle liste dell’Organismo avviene con provvedimento formale del Responsabile del Registro, dopo la verifica della sussistenza dei requisiti richiesti dalla normativa vigente.

La competenza del Mediatore rispetto alle diverse aree del contenzioso civile dovrà essere dimostrata dai relativi curricula, dall’attestazione di partecipazione a specifici percorsi formativi e dalle specifiche esperienze professionali.

I Mediatori sono soggetti agli obblighi ed ai divieti di cui all’art. 14 del D.Lgs. 28/2010, e devono essere permanentemente in possesso dei requisiti previsti dall’art. 8 del D.M. 150/2023. Essi sono inoltre soggetti agli obblighi di cui all’art. 21 del medesimo D.M., in particolare per quanto riguarda i casi di incompatibilità e di conflitto di interesse.

Compensi dei Mediatori

I compensi del Mediatore sono liquidati e pagati secondo le seguenti modalità:

• compensi al Mediatore unico: 30% delle competenze effettivamente incassate dall’Organismo per il servizio di mediazione, al netto di IVA, liquidate mensilmente entro il 30 del mese successivo al mese di chiusura del procedimento, ad eccezione del caso in cui il Mediatore sia il Responsabile dell’Organismo al quale spetterà il 50% delle competenze relative al servizio di mediazione;
• compensi al collegio Mediatori: 30% da dividere al 50% fra i due Mediatori (medesime modalità di liquidazione). Nel caso in cui nel collegio Mediatori ci sia il Responsabile dell’Organismo, a quest’ultimo spetterà il 35% e all’altro Mediatore il 15% delle competenze per il servizio di

I compensi saranno liquidati e pagati solo se:

• sono state rispettate tutte le procedure previste dal presente Regolamento, dalla norma e dal Codice Etico;
• sono stati stilati correttamente i verbali degli incontri di mediazione;
• il procedimento di mediazione è concluso;
• le parti hanno versato interamente le competenze
• se il fascicolo del procedimento è completo (ivi compresi i questionari forniti alle parti per la valutazione del servizio di mediazione).

La Segreteria provvede mensilmente alla liquidazione delle competenze dei Mediatori previa richiesta degli stessi a mezzo mail contenente il riferimento al numero di mediazione amministrata e conclusa nel mese di competenza.

Il Mediatore quindi deve inviare la mail di cui sopra contenente il richiamo ai procedimenti conclusi ed il relativo numero di protocollo.

La Segreteria provvederà a liquidare e quindi a pagare al Mediatore solo i procedimenti di cui l’Organismo ha incassato interamente le competenze per il servizio di mediazione entro la fine del mese di competenza, seguendo quindi un principio di cassa.

In mancanza di ricezione della mail del Mediatore o in caso di pagamento non ancora ricevuto dall’Organismo, la liquidazione avverrà nel mese successivo secondo le medesime modalità.

Le competenze per il servizio di mediazione, che rappresentano la base imponibile per i calcoli relativi al compenso dei Mediatori, sono calcolate secondo le modalità previste dal

D.M. 150/2023, come meglio esposto nel capitolo XII del Regolamento “INDENNITA’, SPESE E TABELLE”.

verificare la completezza dei fascicoli di mediazione di ogni documento di cui si compongono e autorizzare il pagamento solo a completamento di tale verifica.

In difetto, per lo specifico affare di mediazione, l’Organismo non provvederà a liquidare i compensi dovuti al Mediatore.

Ruolo nel procedimento e designazione del Mediatore

Il Mediatore non assume un ruolo giudicante, ma deve, con le proprie capacità e competenze specifiche, aiutare le parti a trovare un accordo soddisfacente per i loro interessi.

Le parti hanno facoltà di chiedere concordemente la designazione di un Mediatore tra quelli presenti nel registro dell’Organismo. In difetto di tale concorde indicazione, il Mediatore sarà designato dal Responsabile dell’Organismo, tenendo conto della specifica competenza del singolo Mediatore e con criteri idonei ad assicurare la rotazione dei Mediatori presenti nel registro dell’Organismo.

Le parti hanno facoltà, entro tre giorni dalla comunicazione, di chiedere al Responsabile dell’Organismo la sostituzione del Mediatore o di un componente del Collegio Mediatori motivandone la ricusazione per le cause di cui all’art. 51 c.p.c..

Accettazione dell’incarico

Al momento dell’accettazione dell’incarico e prima dell’inizio del procedimento di mediazione per cui è stato designato, il Mediatore deve sottoscrivere, nel rispetto di quanto previsto dall’art. 22 lett. i) del D.M.150/2023 e dell’art. 14 D. Lgs. 28/2010, un’apposita dichiarazione di indipendenza ed imparzialità (secondo la formula allegata al Regolamento) o, alternativamente, dichiarare eventuali rapporti personali o professionali intercorrenti od intercorsi con le parti, affinché le stesse ne siano a conoscenza e possano, su proposta del Responsabile dell’Organismo, provvedere esplicitamente ad accettarne la nomina nell’ambito del procedimento di mediazione che le riguarda.

Il Mediatore non potrà accettare l’incarico qualora versi in una delle cause di incompatibilità previste dal Regolamento o dai codici deontologici degli ordini professionali di appartenenza del singolo Mediatore.

Accettato l’incarico, il Mediatore non può rinunciarvi se non per gravi motivi.

La sostituzione del Mediatore, che per qualunque motivo fosse impossibilitato a svolgere la sua funzione, deve avvenire a cura del Responsabile dell’Organismo nel tempo più breve possibile.

Mediatore ausiliario

Nelle controversie che richiedono specifiche competenze tecniche, il Responsabile dell’Organismo può nominare uno o più Mediatori ausiliari.

Il Mediatore ausiliario concorre nell’indennità di mediazione con il Mediatore nominato in modo che l’indennità di mediazione corrisposta dalle parti sia unica, senza ulteriore aggravio di oneri.

Formazione iniziale e continua dei Mediatori

L’Organismo è obbligato a consentire gratuitamente ai propri aspiranti Mediatori la formazione iniziale di cui all’art. 23 del D.M. 150/2023. L’aspirante Mediatore, in ogni caso, è tenuto alla riservatezza rispetto alle dichiarazioni rese e alle informazioni acquisite nel corso dell’intero procedimento di mediazione. In tale caso le parti verranno portate a conoscenza in merito alla presenza dei Mediatori-tirocinanti durante gli incontri di mediazione, facendo presente che gli stessi, in ogni caso, sono tenuti a sottoscrivere una dichiarazione di riservatezza rispetto all’intero procedimento di mediazione. I Mediatori inseriti nell’elenco dell’Organismo dovranno essere in possesso di una specifica formazione continua ai sensi dell’art. 24 del D.M. 150/2023, ed i Mediatori esperti dovranno essere in possesso della formazione di cui all’art. 25 dello stesso D.M.

Accordi fra organismi per garantire competenza territoriale e competenze specifiche dei Mediatori

Il Responsabile dell’Organismo potrà avvalersi anche delle strutture, del personale e dei Mediatori di altri organismi con i quali l’Organismo abbia raggiunto a tal fine un accordo, anche per singoli affari di mediazione secondo l’iter di cui all’art. 6, co.1 lett t) del d.m. 150/2023.

III.   REGOLAMENTO DI PROCEDURA

Competenza territoriale

Ai sensi dell’art. 4, comma 1 del D. Lgs. 28/2010, la competenza territoriale dell’Organismo per le controversie dedotte in mediazione è derogabile su accordo delle parti.

Durata del procedimento

Ai sensi dell’art. 6 del D. Lgs. 28/2010, il procedimento di mediazione ha una durata non superiore a tre mesi, prorogabile di ulteriori tre mesi dopo la sua instaurazione e prima della sua scadenza con accordo scritto delle parti. La suddetta durata decorre dalla data di deposito della domanda di mediazione o dalla scadenza del termine fissato dal giudice per il deposito della stessa e, anche nei casi in cui il giudice dispone il rinvio della causa ai sensi dell’articolo 5, comma 2, ovvero ai sensi dell’articolo 5-quater, comma 1 del D. Lgs. 28/2010, non è soggetto a sospensione feriale.

Per determinare il tempo della domanda di mediazione (anche per la risoluzione delle questioni relative alla competenza concorrente di più organismi di mediazione) si ha riguardo alla data (e ora) del deposito della stessa presso la Segreteria dell’Organismo.

Riservatezza e segreto professionale

Riservatezza

Ai sensi dell’art. 9 del D.Lgs. 28/2010, chiunque presta la propria opera o il proprio servizio nell’Organismo o comunque partecipa al procedimento di mediazione è tenuto all’obbligo di riservatezza rispetto alle dichiarazioni rese e alle informazioni acquisite durante il procedimento.

Rispetto alle dichiarazioni rese e alle informazioni acquisite nel corso delle sessioni separate e salvo consenso della parte dichiarante o dalla quale provengono le informazioni, il Mediatore è altresì tenuto alla riservatezza nei confronti delle altre parti. Non sono consentite comunicazioni riservate di una parte al Mediatore, fatta eccezione per quelle effettuate in occasione delle sessioni separate degli incontri di mediazione.

Inutilizzabilità e segreto professionale (art. 10 D.Lgs. 28/2010)

Le dichiarazioni rese o le informazioni acquisite nel corso del procedimento di mediazione non possono essere utilizzate nel giudizio avente il medesimo oggetto anche parziale, iniziato, riassunto o proseguito dopo l’insuccesso della mediazione, salvo consenso della parte dichiarante o dalla quale provengono le informazioni.

Sul contenuto delle stesse dichiarazioni e informazioni non è ammessa prova testimoniale e non può essere deferito giuramento decisorio.

Il Mediatore non può essere tenuto a deporre sul contenuto delle dichiarazioni rese e delle informazioni acquisite nel procedimento di mediazione, né davanti all’autorità giudiziaria né davanti ad altra autorità.

Al Mediatore si applicano le disposizioni dell’articolo 200 del codice di procedura penale e si estendono le garanzie previste per il difensore dalle disposizioni dell’articolo 103 del codice di procedura penale in quanto applicabili.

Obblighi in capo ai soggetti presenti

Tutte le persone presenti agli incontri innanzi al Mediatore si obbligano alla riservatezza

per le dichiarazioni rese o le informazioni acquisite nel corso del procedimento di mediazione da parte di qualsiasi soggetto presente, sottoscrivendo il verbale dell’incontro.

Possibilità di “segretare” gli accordi

Le parti possono stabilire di raggiungere un accordo subordinandone la sottoscrizione al fatto che ogni presente si obblighi all’assoluta riservatezza dei relativi contenuti verso i terzi.

Indicazioni Generali.

La procedura di mediazione presso l’Organismo si svolge secondo quanto prescritto dagli artt. 8 e 8-bis (nel caso di mediazione in modalità telematica) del D.Lgs 28/2010 e s.m.i., nonché dall’art. 22 del D.M. 150/2023.

In particolare:

a) le mediazioni si svolgono presso la sede legale e principale dell’Organismo, in Siracusa, Via Francofonte 2. Possono essere tenute anche in altro luogo con il consenso di tutte le parti, del Mediatore e del Responsabile dell’Organismo; in caso di maggiori costi in capo al Mediatore o all’Organismo di Mediazione per l’amministrazione del procedimento in un luogo diverso dalla suddetta sede, l’Organismo potrà addebitare alle parti le spese vive documentate, previo consenso delle parti stesse;

b) le parti possono manifestare la volontà di svolgere la mediazione in modalità telematica (v. successivo capitolo X sulla “Mediazione in Modalità telematica”) e, anche quando la mediazione non è svolta in modalità telematica, possono chiedere di svolgere uno o più incontri da remoto;

c) le parti possono indicare concordemente un Mediatore tra quelli inseriti nell’elenco dell’Organismo;

d) non sono consentite comunicazioni riservate delle parti al solo Mediatore o Collegio dei Mediatori, eccettuate quelle effettuate in occasione delle sessioni separate;

e) il Mediatore o il Collegio dei Mediatori ha una disponibilità temporale per lo svolgimento del primo incontro non inferiore a due ore, estensibile nell’ambito della stessa giornata se strettamente indispensabile al raggiungimento di un accordo;

f) in caso di sopravvenuta impossibilità di un Mediatore a svolgere il suo incarico, l’Organismo procederà senza indugio alla sua sostituzione, rispettando i criteri di competenza specifica e di rotazione degli incarichi;

g) nei casi di cui all’art. 5 comma 1 e 5-quater del Lgs. 28/2010, il Mediatore o il Collegio dei Mediatori tengono il primo incontro con la parte istante anche in mancanza di adesione della parte chiamata in mediazione;

h) le parti, al momento della nomina dell’esperto, possono convenire che la relazione prevista dall’art. 8 comma 7 del D. Lgs. 28/2010 possa essere prodotta nell’eventuale successivo

Accesso alla mediazione

Presso l’Organismo di Mediazione della società Adr Atena S.r.l. il procedimento di mediazione si svolge secondo quanto prescritto dagli artt. 8 e 8-bis (nel caso di mediazione in modalità telematica) del D. Lgs. 28/2010 e s.m.i., nonché dall’art. 22 del D.M. 150/2023 sopra citati.                                                                  In particolare:

• le parti o i loro procuratori od assistenti di parte depositano la domanda di avvio del procedimento di mediazione attraverso l’apposito modello allegato al presente Regolamento e scaricabile dal sito internet dell’Organismo, compilato in ogni sua parte o direttamente attraverso il Portale dell’Organismo. La domanda potrà essere presentata anche in forma libera purché contenente tutti i dati richiesti;
• verificate le regolarità formali della domanda di avvio del procedimento e verificato l’incasso delle spese di avvio, delle spese vive ex art. 28, comma 3 del D.M. 150/2023 e dell’indennità di primo incontro, la Segreteria provvede ad iscrivere a ruolo il procedimento attribuendo il numero di protocollo della registrazione nel “Registro degli Affari di Mediazione”;

• in caso di più domande relative alla stessa controversia, la mediazione si svolge davanti all’Organismo presso il quale è stata presentata la prima domanda; per determinare il tempo della domanda si ha riguardo alla data (e ora) del deposito della domanda;
• l’istanza deve indicare l’Organismo, le parti, l’oggetto e le ragioni della pretesa e il valore della stessa, nonché le generalità dell’eventuale soggetto / figura professionale che assiste la parte;
• il deposito della domanda avviene presso la Segreteria dell’Organismo, tramite le seguenti modalità:
  • raccomandata con ricevuta di ritorno (nel qual caso fa fede la data di ricezione della medesima)
  • posta elettronica certificata
  • posta elettronica ordinaria
  • deposito diretto della domanda presso la sede di Siracusa in via Francofonte n°2

• tramite il Portale dell’Organismo;

• le spese di avvio del procedimento (oltre le spese vive) e le indennità per il primo incontro di mediazione, a valere sull’indennità complessiva, sono dovute dalla parte istante al momento del deposito della domanda di mediazione e dalla parte chiamata in mediazione al momento della sua adesione al procedimento;
• in caso di completezza dei dati, di riscontro del pagamento delle spese e dell’indennità di primo incontro, la Segreteria provvede all’immediata e contestuale iscrizione della domanda di mediazione del procedimento nel Registro degli Affari di Mediazione e ne dà informazione al Responsabile dell’Organismo;
• contestualmente all’iscrizione del procedimento nel Registro degli Affari di Mediazione, il Responsabile dell’Organismo designa un Mediatore o un collegio Mediatori e fissa il primo incontro tra le parti, ai sensi dell’art. 8 del D. Lgs. 28/2010, non prima di venti e non oltre quaranta giorni dal deposito della domanda, salvo diversa concorde indicazione delle parti;
• ai sensi dell’art. 22 lett. e) del D.M. 150/2023 il Responsabile dell’Organismo, salvo concorde indicazione del Mediatore proveniente dalle parti, e salvo che il medesimo Responsabile ritenga di dover disattendere tale concorde indicazione, nel designare un Mediatore o un collegio Mediatori terrà conto della specifica competenza di ciascun Mediatore e dell’esigenza di salvaguardare la rotazione tra i Mediatori iscritti all’Organismo;
• il Mediatore o il Collegio dei Mediatori designato non può iniziare il procedimento prima di aver sottoscritto la dichiarazione di indipendenza ed imparzialità prevista dall’art. 14 comma 2 a) del D.Lgs. 28/2010 ed è tenuto ad osservare quanto prescritto dall’art. 21 commi 3, 4 e 5 del D.M. 150/2023;
• la Segreteria, con ogni mezzo idoneo che possa attestare l’avvenuta ricezione, trasmette alle parti, nel più breve tempo possibile, all’indirizzo indicato per le comunicazioni nei loro atti, la domanda di mediazione, la designazione del Mediatore, la sede e l’orario dell’incontro, le modalità di svolgimento della procedura, e la data del primo incontro e ogni altra informazione utile;
• se la parte convenuta non dovesse essere presente al primo incontro, l’incontro avrà comunque luogo e il Mediatore, sentito il parere della parte / delle parti istanti, procederà alternativamente in uno dei seguenti modi:
• processo verbale rilevando la mancata partecipazione della controparte / delle controparti;

          avvio unilaterale del procedimento finalizzato alla formulazione di una o più proposte su iniziativa della parte o della proposta del Mediatore ai sensi                    dell’art. 11 del D. Lgs. 28/2010 e s.m.i. e conformemente alla Circolare Ministeriale del 04.04.2011;

• nell’ipotesi di avvio unilaterale la parte istante non deve versare ulteriori somme oltre alle spese di avvio, spese vive e indennità di primo incontro e che se la parte chiamata dovesse aderire tardivamente saranno dovute le sole spese di mediazione per il primo

• nei casi di cui all’art. 5 comma 1 e 5-quater del D. Lgs. 28/2010, il Mediatore terrà il primo incontro con la parte istante anche in mancanza di adesione della parte chiamata in mediazione;
• le parti unitamente alla domanda di mediazione o all’accettazione della stessa, possono allegare la documentazione che ritengono più opportuna e che sarà a disposizione di tutte le parti solo nell’ambito degli incontri di mediazione, ad eccezione di quella che verrà prodotta con riserva di uso in favore del solo Mediatore;
• le parti possono, in ogni caso, depositare una domanda congiunta e contestuale per l’attivazione della procedura di mediazione presso la Segreteria, chiedendo (solo congiuntamente) la nomina di un Mediatore di propria fiducia;
• tutti i termini previsti dal Regolamento debbono intendersi come ordinatori, ad eccezione di quello per la fissazione del primo incontro di mediazione, e non sono sospesi nel periodo “sospensione feriale”.

Gli incontri con il Mediatore.

Le parti partecipano personalmente alla procedura di mediazione. In presenza di giustificati motivi, le parti possono delegare un rappresentante a conoscenza dei fatti e munito dei necessari poteri per la composizione della controversia. I soggetti diversi dalle persone fisiche partecipano alla procedura di mediazione avvalendosi di rappresentanti o delegati a conoscenza dei fatti e muniti dei poteri necessari per la composizione della controversia. Ove necessario, il Mediatore chiede alle parti di dichiarare (e documentare) i poteri di rappresentanza e ne dà atto a verbale.

Le parti possono partecipare al procedimento con o senza assistente di parte. Per quanto riguarda l’assistenza legale si rinvia al capitolo VI – “Assistenza legale delle parti in mediazione”.

In ogni caso, è necessario portare a conoscenza della Segreteria, con congruo anticipo, i nominativi di chi sarà presente all’incontro a qualsivoglia titolo, in caso siano diversi da quelli indicati nell’apposita sezione del modulo di domanda allegato al presente Regolamento.

Per le spese di avvio e le spese del primo incontro, a valere sull’indennità complessiva, si veda il capitolo XII “Indennità e spese per il primo incontro”. Esse sono versate dall’istante al momento del deposito della domanda di mediazione e dalla parte chiamata alla mediazione al momento della sua adesione al procedimento.

Il Mediatore conduce personalmente l’incontro senza formalità di procedura, sentendo le parti congiuntamente e/o separatamente, salvi i casi previsti dal presente Regolamento per il Mediatore ausiliario e il consulente del Mediatore.

Ove sia necessario ed utile, il Mediatore, d’intesa con le parti, può fissare eventuali altri incontri successivi, a breve intervallo di tempo.

Le sessioni separate

Il Mediatore, durante gli incontri di mediazione, può svolgere anche sessioni separate per l’audizione delle parti e/o dei rispettivi assistenti e consulenti di parte.

Esito del procedimento: proposta, verbale, effetti (art. 11 D. Lgs. 28/2010).

1. Se è raggiunto un accordo di conciliazione, il Mediatore forma processo verbale al quale è allegato il testo dell’accordo medesimo. Quando l’accordo non è raggiunto, il Mediatore ne dà atto nel verbale e può formulare una proposta di conciliazione da allegare al In ogni caso, il Mediatore formula una proposta di conciliazione se le parti gliene fanno concorde richiesta in qualunque momento del procedimento. Prima della formulazione della proposta, il Mediatore informa le parti delle possibili conseguenze di cui all’articolo 13.
2. La proposta di conciliazione è comunicata alle parti per iscritto. Le parti fanno pervenire al Mediatore, per iscritto ed entro sette giorni dalla comunicazione o nel maggior termine indicato dal Mediatore, l’accettazione o il rifiuto della In mancanza di risposta nel termine, la proposta si ha per rifiutata. Salvo diverso accordo delle parti, la proposta non può contenere alcun riferimento alle dichiarazioni rese o alle informazioni acquisite nel

          corso del procedimento. La proposta potrà essere formulata dal Mediatore su richiesta anche di una sola parte o su propria iniziativa laddove dovesse               ritenerlo utile al raggiungimento di un accordo.

3. Il verbale conclusivo della mediazione, contenente l’eventuale accordo, è sottoscritto dalle parti, dai loro avvocati e dagli altri partecipanti alla procedura nonché dal Mediatore, il quale certifica l’autografia della sottoscrizione delle parti o la loro impossibilità di sottoscrivere e, senza indugio, ne cura il deposito presso la Segreteria. Nel verbale il Mediatore dà atto della presenza di coloro che hanno partecipato agli incontri e delle parti che, pur regolarmente invitate, sono rimaste
4. Il verbale contenente l’eventuale accordo di conciliazione è redatto in formato digitale o, se in formato analogico, in tanti originali quante sono le parti che partecipano alla mediazione, oltre ad un originale per il deposito presso l’Organismo.
5. Del verbale contenente l’eventuale accordo depositato presso la Segreteria è rilasciata copia alle parti che lo richiedono, se in regola con il pagamento delle indennità. Il verbale contenente l’accordo raggiunto in mediazione ne indica il È fatto obbligo all’Organismo di conservare copia degli atti dei procedimenti trattati per almeno un triennio dalla data della loro conclusione.
6. Se con l’accordo le parti concludono uno dei contratti o compiono uno degli atti previsti dall’articolo 2643 del codice civile, per procedere alla trascrizione dello stesso la sottoscrizione dell’accordo di conciliazione deve essere autenticata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato. L’accordo raggiunto, anche a seguito della proposta del Mediatore, può prevedere il pagamento di una somma di denaro per ogni violazione o inosservanza degli obblighi stabiliti ovvero per il ritardo nel loro

Scheda di valutazione del servizio

Al termine del procedimento di mediazione, a ogni parte del procedimento viene consegnata la scheda per la valutazione del servizio il cui modello è allegato al Regolamento.

Copia della scheda, l’indicazione delle generalità della parte, deve essere trasmessa per via telematica al Responsabile dell’Organismo, tramite posta elettronica o posta elettronica certificata (PEC), o consegnata a mano presso la Segreteria.

Criteri di affidamento dell’incarico al Mediatore

Il Mediatore è nominato dal Responsabile dell’Organismo secondo un criterio di compatibilità e specializzazione rispetto alla materia oggetto di mediazione, nel rispetto di quanto previsto dal presente Regolamento, dal Codice Etico, dal D.Lgs 28/2010 e s.m.i. e dal D.M. 150/2023.

Affinché possa essere incaricato a gestire procedimenti di mediazione, il Mediatore deve disporre dei seguenti requisiti:

• essere in regola con i requisiti di permanenza negli elenchi Mediatori dell’Organismo;
• disporre di competenza / esperienza specifica nella materia oggetto di controversia;
• disporre di valutazioni positive da parte del Responsabile dell’Organismo rispetto a:
  • esiti delle schede di valutazione del servizio;
  • percentuale di formulazione di proposte ex 11 D.Lgs 28/2010 e s.m.i. accettate da tutte le parti;
  • percentuale di conclusioni con accordo;
  • verifica completezza fascicolo mediazione

E’ facoltà del Responsabile dell’Organismo, al momento dell’incarico del Mediatore, stabilire il ruolo effettivo che lo stesso riveste nell’ambito del procedimento:

• ruolo di Mediatore / co-Mediatore (ruolo che prevede il riconoscimento del compenso al Mediatore come previsto dal Regolamento).

IV.  PROCEDURA PER LA SEGRETERIA

Ricezione istanza e iscrizione nel Registro degli Affari di Mediazione

La ricezione della domanda di avvio del procedimento di mediazione avviene nel seguente modo:

      1 – verifica della presenza di tutte le informazioni ed i dati necessari all’avvio del procedimento, quali a titolo esemplificativo e non esaustivo:

• • identificazione delle parti corredata di codice fiscale e/o partita Iva
  • indirizzi completi di tutti i soggetti a qualsivoglia titolo chiamati a partecipare al procedimento di mediazione
  • copia di visura camerale aggiornata se trattasi di impresa o società o soggetto equiparato

Si specifica che la responsabilità della correttezza dei dati e del contenuto dei fatti rappresentati nella domanda di avvio del procedimento di mediazione è esclusivamente del soggetto istante che li ha forniti in sede di compilazione dell’istanza o ha provveduto direttamente alla compilazione della stessa;

      2 – iscrizione del procedimento di mediazione nel Registro degli Affari di Mediazione e invio alle parti dell’avviso di convocazione al primo

Se la domanda di avvio del procedimento contiene tutti i riferimenti utili, la Segreteria provvederà, secondo le seguenti modalità operative, alla convocazione delle parti e dei soggetti coinvolti nel procedimento di mediazione tramite:

• Raccomandata A/R
• Pec
• Notifica a mezzo di Ufficiale Giudiziario

Di ciascuno di tali contatti la Segreteria darà notizia al Mediatore prima del primo incontro a mezzo e-mail, affinché questi possa darne rilievo nelle premesse contenute nel verbale degli incontri di mediazione.

Le tempistiche con le quali la Segreteria porrà in atto le attività finalizzate a notiziare le parti dell’avvio del procedimento e favorirne la partecipazione attiva, sono le seguenti:

o entro 5 giorni di calendario dall’iscrizione del Registro degli Affari di Mediazione invio dell’avviso di convocazione a tutti i soggetti destinatari, con ogni modalità operativa prevista (raccomandata, mail, pec, messaggio telefonico, contatto telefonico, etc.)

o entro 7 giorni di calendario dal primo incontro previsto, invio a tutti i soggetti destinatari di una comunicazione di pro-memoria, anche finalizzata a verificare la partecipazione di esse e la conferma dell’incontro fissato – tale pro-memoria potrà essere effettuato anche non in modalità cartacea (quindi ad esempio contatto telefonico, messaggio sms, mail, pec);

E’ onere del Mediatore richiedere alla Segreteria dettaglio dei contatti avuti con le parti e con i destinatari dell’avviso di convocazione, almeno 5 giorni prima dell’incontro fissato.

La Segreteria deve rilevare con modalità informatiche la scheda delle attività di convocazione per ogni distinto procedimento di mediazione.

Destinatario dell’atto di convocazione è anche il Mediatore designato, che entro 5 giorni di calendario deve comunicare alla Segreteria se ritiene opportuno che la stessa richieda alla parte istante l’estensione del procedimento ad altri soggetti che, analizzato il contesto della controversia, potrebbero rappresentare leve fondamentali per il raggiungimento dell’accordo.

Gestione dei rinvii del primo incontro

Laddove non fosse certa l’avvenuta notifica a tutte le parti del procedimento (eventualmente anche per effetto del decorso del termine previsto per la “compiuta giacenza”) o laddove una di esse richiedesse formalmente per iscritto il rinvio del primo incontro fissato, onde evitare che possa configurarsi l’oggettiva impossibilità allo svolgimento della mediazione, la Segreteria, previo pagamento delle spese di avvio, delle spese vive e delle indennità di primo incontro a carico solidale di tutte le parti richiedenti il rinvio, può provvedere al rinvio di tale incontro rifissandone la data in tempi brevi allo scopo di non sottrarre eccessivamente tempo utile all’esperimento del tentativo di conciliazione.

Aspetti economici e fiscali

La parte istante, al momento della presentazione della domanda, deve indicare, tra l’altro, il valore della controversia, individuato secondo i criteri stabiliti dal codice di procedura civile. Per le liti di valore indeterminato, indeterminabile o se vi sia una notevole divergenza tra le parti sulla stima, l’Organismo decide il valore di riferimento con atto scritto secondo quanto previsto dall’art. 29 del D.M. 150/2023 e lo comunica alle parti stesse. In ogni caso, se all’esito del procedimento di mediazione il valore dovesse risultare diverso, l’importo dell’indennità è dovuto secondo il corrispondente scaglione di riferimento. E’ invece onere del Mediatore rilevare nei verbali degli incontri di mediazione il valore della controversia e/o l’importo complessivo dell’indennità che le parti si obbligano a corrispondere per l’espletamento del servizio di mediazione.

Per ulteriori dettagli vedasi il paragrafo “Determinazione del valore della lite e dell’accordo di conciliazione” del successivo capitolo XII – 

“INDENNITA’, SPESE e TABELLE”.

E’ onere della Segreteria monitorare gli incassi delle indennità (diritti di segreteria, oneri accessori, competenze per il servizio di mediazione civile, competenze a conguaglio) e provvedere nel seguente modo:

• non consegnare il verbale alle parti e/o sospendere il procedimento di mediazione nelle materie non soggette a condizione di procedibilità, sentito il parere del Responsabile dell’Organismo e in subordine quello del Mediatore incaricato;
• non consegnare il verbale alle parti nelle materie soggette a condizione di procedibilità.

E’ onere sia del Mediatore sia della Segreteria verificare che l’Organismo disponga di ogni dato idoneo a tutelare le parti rispetto ai benefici fiscali e ai crediti d’imposta eventualmente riservati ad esse per aver gestito la controversia nell’ambito del procedimento di mediazione.

Gestione e verifica dei rinvii successivi al primo incontro

In caso di rinvii, il seguente metodo deve essere posto in atto nei confronti dei soggetti non presenti all’incontro di mediazione, allo scopo di favorirne la partecipazione ancorché tardiva con il consenso delle parti presenti.

Il Mediatore deve dare immediata comunicazione del rinvio alla Segreteria affinché essa possa prontamente provvedere alle attività derivanti di propria competenza (quali ad esempio, a titolo esemplificativo e non esaustivo, fatturazione, convocazione / notifica di atti).

Gestione delle comunicazioni di non adesione al procedimento e relative motivazioni

La Segreteria deve dare pronta notizia, entro 3 giorni di calendario, al Mediatore e al Responsabile dell’Organismo, a mezzo mail, di eventuali comunicazioni di non adesione al primo incontro di mediazione che dovessero pervenire dalle parti o assistenti delle parti. Il Mediatore entro ulteriori 2 giorni di calendario deve inoltrare al Responsabile dell’Organismo il testo della risposta scritta da inoltrare alle parti laddove dalla comunicata

mancata adesione dovessero derivare potenziali responsabilità in capo ad una o più parti; questo per garantire il ruolo terzo ed imparziale rivestito dal Mediatore anche nell’ambito della tutela delle parti rispetto alle possibili responsabilità derivanti dal comportamento stragiudiziale.

Possibilità di convocazione diretta da parte del Mediatore

Se richiesto dalla Segreteria o indicato nell’atto di convocazione, previo parere del Responsabile dell’Organismo, il Mediatore potrà convocare personalmente le parti, con mezzi indicatigli dal Responsabile dell’Organismo.

V.  LA PRESENZA E LA PARTECIPAZIONE DELLE PARTI IN MEDIAZIONE

Modus Operandi dell’Organismo

L’Organismo, tramite il Mediatore in concerto con la Segreteria, rileva le presenze al procedimento di mediazione nel seguente modo:

• identificazione della persona fisica presente tramite documento di identità e individuazione del ruolo assunto nel procedimento (parte persona fisica, legale rappresentante del soggetto parte, assistente della parte, “accompagnatore” della parte);
• rilevazione dei codici fiscali / partite Iva dei soggetti presenti;
• verifica che la presenza dei soggetti che non rivestono il ruolo di parte in senso tecnico e non svolgono un ruolo nell’ambito del procedimento, sia accettata dagli altri soggetti presenti, legittimati a sedere al tavolo di mediazione;
• verifica dei poteri e dei titoli atti a presenziare al procedimento di mediazione (verbali assembleari, procure, deleghe, visure camerali, );
• individuazione di eventuali specifici “centri d’interesse” ai sensi dell’art. 34 comma

4 del D.M.150/2023 e ai fini del pagamento delle indennità per il servizio di mediazione e delle spese di avvio (e spese vive).

Tutti i presenti agli incontri di mediazione sottoscrivono i verbali di ciascun incontro e si obbligano alla riservatezza oltre a quanto già previsto dalla norma.

Per le pubbliche amministrazioni il Mediatore farà riferimento all’art. 11-bis del D. Lgs. 28/2010 e alla Circolare n.09/2012 della Presidenza del Consiglio dei Ministri, se ed in quanto ancora applicabile.

Per le amministrazioni condominiali si fa riferimento all’art. 5-ter del D. Lgs. 28/2010 ed all’art.71-quater delle disposizioni per l’attuazione del codice civile e disposizioni transitorie. Per le società, gli enti non commerciali, le associazioni, etc. si rinvia al Codice Civile e alle norme di settore.

Si specifica che l’Organismo non effettuerà verifiche anagrafiche né relative ai dati indicati dalle parti istanti nelle domande di avvio del procedimento, limitandosi a convocarle sulla base dei dati indicati da esse. In caso di richiesta di visure di qualsivoglia natura (conservatoria, catasto, camera di commercio, etc.) l’Organismo offre un servizio accessorio a pagamento.

VI.   ASSISTENZA LEGALE DELLE PARTI IN MEDIAZIONE

1. Nelle controversie a mediazione obbligatoria (art. 5 comma 1 D. Lgs. 28/2010) e nei casi di mediazione demandata dal giudice (art. 5-quater D. Lgs. 28/2010) le parti devono partecipare al procedimento di mediazione con l’assistenza obbligatoria dell’avvocato.

2010. Nelle restanti controversie in cui la mediazione è facoltativa le parti possono partecipare senza l’assistenza di un Come chiarito dalla Circolare Ministeriale 27 novembre 2013, nell’ambito della mediazione facoltativa, le parti potranno in ogni momento esercitare la facoltà di ricorrere all’assistenza di un avvocato, anche in corso di procedura di mediazione. In questo caso nulla vieta che le parti vengano assistite dagli avvocati solo nella fase finale della mediazione, anche al fine di sottoscriverne il contenuto e certificarne la conformità alle norme imperative e all’ordine pubblico, ai sensi e per gli effetti di cui all’art.12 del D. Lgs. 28/2010.

VII.  MODALITA’ DI GESTIONE DEL PRIMO INCONTRO

Il Mediatore dichiara aperta la procedura di mediazione e procede nel seguente modo:

• informa le parti presenti circa le caratteristiche del procedimento di mediazione;
• comunica il ruolo di assoluta imparzialità rispetto alle parti del procedimento;
• informa le parti presenti circa l’efficacia esecutiva e di iscrizione ipotecaria del verbale in caso di eventuale accordo, ex 12 del D. Lgs. 28/2010;
• informa le parti presenti circa la possibilità di continuare nel procedimento di mediazione anche senza la partecipazione della controparte potendo confidare in una tardiva partecipazione della stessa o potendo richiedere la formulazione della proposta del Mediatore ai sensi dell’art. 11 del D. Lgs. 28/2010, che recita: “Quando l’accordo non è raggiunto, il Mediatore ne dà atto nel verbale e può formulare una proposta di conciliazione da allegare al verbale”; tale aspetto è altresì evidenziato nella circolare del Ministero della Giustizia del 04 aprile 2011;
• comunica la durata del procedimento ai sensi dell’art.6 del Lgs. 28/2010;
• informa le parti presenti circa l’obbligo di riservatezza in capo al Mediatore e al personale di segreteria rispetto ad ogni informazione relativa al procedimento;
• rende noto il sistema di crediti d’imposta previsti per l’accesso al servizio di mediazione

Successivamente il Mediatore espone alle parti la funzione e la modalità di svolgimento della mediazione, si adopera affinché le parti raggiungano un accordo di conciliazione, ricordando alle parti e ai rispettivi avvocati che essi hanno il dovere di cooperare in buona fede e lealmente al fine di realizzare un effettivo confronto sulle questioni controverse.

Esito negativo della mediazione al primo incontro

Ai sensi dell’art. 17, comma 3 del D. Lgs. 28/2010 quando la mediazione si conclude senza l’accordo al primo incontro, le parti non sono tenute a corrispondere all’Organismo importi ulteriori rispetto alle spese di avvio, alle spese vive ed alle indennità di primo incontro già corrisposte al momento del deposito della domanda di mediazione e della dichiarazione di adesione al procedimento. Quando l’esperimento del procedimento di mediazione è condizione di procedibilità della domanda giudiziale la condizione si considera avverata se il primo incontro davanti al Mediatore si conclude senza accordo.

In caso di mancata partecipazione al primo incontro di una o più controparti, previa dimostrazione dell’effettiva notifica (o per effetto della “compiuta giacenza”) ad esse dell’invito a tale incontro, le parti presenti potranno chiedere al Mediatore l’emissione di un verbale negativo per la mancata partecipazione delle controparti.

Prosecuzione della mediazione per avvio unilaterale del procedimento

Alternativamente, laddove le parti presenti volessero riservarsi un’ulteriore possibilità di esperire il procedimento di mediazione, potranno avviare unilateralmente il procedimento, anche allo scopo di richiedere la formulazione della proposta del Mediatore, alle condizioni economiche indicate nell’apposito capitolo XII – “INDENNITA’, SPESE E TABELLE”. In tal caso, la parte istante non dovrà versare ulteriori somme e se la parte chiamata dovesse aderire tardivamente saranno dovute le sole spese di mediazione per il primo incontro, a meno che non si proceda oltre.

VIII.  DISCIPLINA DELLA FORMULAZIONE DELLA PROPOSTA DEL MEDIATORE

Il Mediatore può sempre formulare la proposta ai sensi dell’art.11 del D. Lgs. 28/2010 e s.m.i., sia in caso di presenza di tutte le parti al procedimento, sia in caso di mancanza di una o più parti, sia nel caso in cui il procedimento si sia instaurato su iniziativa di tutte le parti, sia in caso il procedimento sia stato avviato su iniziativa anche di una sola parte.

In caso di formulazione della proposta, il Mediatore deve rendere note le possibili conseguenze previste dall’art.13 del D. Lgs. 28/2010 e s.m.i. in capo ai soggetti che dovessero rifiutare o non accettare la proposta formulata ai sensi del citato art. 11.

Nel verbale dell’incontro di mediazione in cui si prende atto che il Mediatore invierà alle parti la proposta secondo le formalità dell’art.11 del D. Lgs. 28/2010 e s.m.i., lo stesso provvederà:

• a fissare il termine entro il quale le parti potranno inviare in forma scritta (e non riservata, affinché non abbia luogo una qualsivoglia forma di comunicazione riservata con il Mediatore nell’ambito del procedimento di mediazione in momenti diversi dalle sessioni separate) proprie considerazioni utili al Mediatore per la formulazione della proposta;
• a fissare il termine entro il quale il Mediatore, tramite la Segreteria, inoltrerà alle parti (e/o ai relativi assistenti di parte) la proposta scritta, indicando anche per quale tramite (raccomandata indicando gli indirizzi, email indicando gli indirizzi, pec indicando gli indirizzi) avverrà tale inoltro;
• a fissare il termine entro il quale le parti dovranno fornire all’Organismo, tramite la Segreteria, riscontro alla proposta del Mediatore (secondo l’art. 11 comma 2 del Lgs. 28/2010 entro 7 giorni di calendario, salvo maggior termine indicato dal Mediatore, ad esempio in casi particolari relativi al condominio e alle pubbliche amministrazioni).

In caso di avvio unilaterale del procedimento di mediazione su iniziativa di una o più parti ma in presenza della mancata partecipazione di una o più controparti, il Mediatore provvederà:

• a fissare il termine entro il quale le parti potranno inviare in forma scritta (e non riservata, affinché non abbia luogo una qualsivoglia forma di comunicazione riservata con il Mediatore nell’ambito del procedimento di mediazione in momenti diversi dalle sessioni separate) proprie considerazioni utili al Mediatore per la formulazione della proposta, invitando le controparti ad un successivo incontro nel quale potersi confrontare con esse;
• a fissare il termine entro il quale le controparti dovranno confermare o meno la partecipazione, ancorché tardiva, al procedimento;

o a confermare il secondo incontro, in caso di riscontro positivo della partecipazione tardiva delle controparti, oppure a formulare la proposta nel rispetto di quanto indicato a seguire;

• a fissare il termine entro il quale il Mediatore, tramite la Segreteria, inoltrerà alle parti (e/o ai relativi assistenti di parte) la proposta scritta, indicando anche per quale tramite (raccomandata indicando gli indirizzi, mail indicando gli indirizzi, pec indicando gli indirizzi) avverrà tale inoltro;
• a fissare il termine entro il quale le parti dovranno fornire all’Organismo, tramite la Segreteria, riscontro alla proposta del Mediatore (secondo l’art. 11 comma 2 del Lgs. 28/2010 entro 7 giorni di calendario, salvo maggior termine indicato dal

Mediatore, ad esempio in casi particolari relativi al condominio e alle pubbliche amministrazioni).

Le parti che vorranno interloquire con la proposta del Mediatore o produrre documentazione utile ai fini della formulazione della proposta e/o della prosecuzione dellamediazione, dovranno aderire formalmente al procedimento di mediazione, corrispondendo all’Organismo le relative spese di avvio, spese vive ed indennità e partecipando attivamente agli incontri di mediazione.

Le parti dovranno aver corrisposto all’Organismo le competenze dovute per il servizio di mediazione e le eventuali integrazioni prima dell’invio della proposta del Mediatore da parte della Segreteria.

IX.   MODALITA’ DI STESURA DEI VERBALI DEGLI INCONTRI DI MEDIAZIONE

Il verbale dei singoli incontri di mediazione deve disporre dei seguenti contenuti:

• identificazione delle parti: premesse;

o avvio del procedimento e pagamento delle indennità: modalità di gestione del procedimento di mediazione; esito dell’incontro di mediazione;

• clausola di riservatezza verso i terzi;
• composizione del verbale ed elencazione degli eventuali allegati;

A cura del Mediatore deve essere stilato un verbale di tutti gli incontri di mediazione dal quale emerga, nel rispetto della riservatezza rispetto alle “dichiarazioni rese” e alle “informazioni acquisite” ex art. 9 del D. Lgs. 28/2010 e s.m.i., in modo chiaro il comportamento stragiudiziale delle parti rispetto alla disponibilità effettiva di voler individuare possibili soluzioni conciliative nell’ambito del procedimento.

X.  MEDIAZIONE IN MODALITA’ TELEMATICA (art. 8 – bis del D.Lgs. 28/2010)

La mediazione in modalità telematica per l’intera procedura è attuabile solo ed esclusivamente se le parti sono entrambe d’accordo e manifestano esplicitamente il loro consenso aderendo a questa modalità alternativa di gestione del procedimento di mediazione. E’ sempre ammessa la mediazione nei casi in cui una parte chieda di partecipare agli incontri in videoconferenza e l’altra, chiede al Responsabile dell’Organismo di partecipare fisicamente alla presenza del Mediatore, nella sede dell’Organismo o in altro luogo scelto dal Mediatore (art.8-bis del Dlgs 28/2010, come modificato dal Dlgs n. 149/2022).

La piattaforma è disponibile nell’area riservata all’indirizzo web dedicato www.adratena.it dominio a piena titolarità dell’organismo

Il riconoscimento delle credenziali consentirà agli utenti l’accesso in un ambiente a protocollo di sicurezza controllato (standard https) a ulteriore garanzia di riservatezza.

• direttamente dal sito adratena.it compilando l’apposito form;
• attraverso la segreteria dell’Organismo.

In entrambi i casi l’utente dovrà confermare esplicitamente la procedura di registrazione on- line, garantendo altresì la correttezza dei dati forniti al momento della registrazione e impegnandosi alla riservatezza delle credenziali ottenute con esplicita adesione al regolamento di mediazione telematica disponibile nel sito www.adratena.it.

Inoltre, trattandosi di dati sensibili il sistema garantisce la riservatezza dei dati, la loro integrità, la loro conservazione e che vi sia un soggetto responsabile della tenuta di tali dati.

A conclusione dell’incontro di mediazione svolto in via telematica, il Mediatore forma un unico documento informatico, in formato nativo digitale, contenente il verbale e l’eventuale accordo e lo invia alle parti per la sottoscrizione mediante firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata. Nei casi di cui all’art. 5 comma 1, e quando la mediazione è demandata dal giudice, il documento elettronico è inviato anche agli avvocati che lo sottoscrivono con le stesse modalità. Il documento informatico, così sottoscritto, è inviato al Mediatore che lo trasmette alle parti (che siano in regola con il pagamento delle indennità) e agli avvocati (ove nominati) e alla Segreteria.

XI.  DISCIPLINARE   DELLE   CONSULENZE   TECNICHE  NEL PROCEDIMENTO DI MEDIAZIONE

Ai sensi dell’art. 8 comma 7 del D. Lgs. 28/2010 e s.m.i., Il Mediatore può avvalersi di esperti iscritti negli albi dei consulenti presso i Tribunali. Al momento della nomina dell’esperto, le parti possono convenire la producibilità in giudizio della sua relazione, anche in deroga all’articolo 9 del D. Lgs. 28/2010. In tal caso, la relazione è valutata ai sensi dell’articolo 116, comma primo, del codice di procedura civile.

Il Mediatore quindi, secondo quanto riterrà opportuno ai fini del miglior svolgimento del procedimento di mediazione, potrà proporre alle parti la nomina di un Consulente Tecnico presente tra gli esperti iscritti negli albi dei consulenti presso i Tribunali (nomina che avverrà direttamente da parte del Mediatore) o, in alternativa, di un Consulente Tecnico presente nella lista dei consulenti di fiducia dell’Organismo.

Il verbale dell’incontro / degli incontri di mediazione in cui viene gestita la nomina del Consulente Tecnico dovrà riportare espressamente quanto segue:

• il nominativo del Consulente Tecnico individuato;
• il preventivo del perito, esperto, consulente tecnico
• l’accettazione del preventivo da parte delle parti oppure la disponibilità di una parte di farsene interamente carico;
• il quesito formulato al Consulente;
• i tempi di espletamento dell’incarico e le modalità operative che dovranno essere in linea con le regole previste dal codice di procedura civile (art. 191 – ss) per garantire l’effettivo contraddittorio tra le parti del procedimento di mediazione;

o la data dell’incontro di mediazione successivo allo svolgimento delle attività peritali per poter procedere con la mediazione.

I compensi spettanti agli esperti sono liquidati al momento del conferimento dell’incarico e devono essere versati direttamente dalle parti / dalla parte che si fa carico degli oneri relativi. I criteri di calcolo vengono effettuati sulla base delle tariffe professionali stabilite con D.M 30/05/2002 come per i periti e consulenti tecnici nominati dal Tribunale, o diversamente, concordati tra le parti.  

La nomina di periti, esperti o consulenti tecnici può avere luogo anche in caso di mancata adesione al procedimento di una o più parti e di prosecuzione della mediazione da parte della parte o delle parti che, vista la possibilità di individuare soluzioni conciliative, intendano procedere al fine di richiedere la formulazione della proposta del Mediatore ai sensi dell’art.11 del D. Lgs. 28/2010 e s.m.i.

I professionisti presenti nell’“Elenco periti, esperti, consulenti tecnici dell’Organismo” sono titolari delle idonee abilitazioni nell’ambito delle specifiche materie di competenza e potranno riservare alle parti in mediazione presso l’Organismo condizioni economiche calmierate e prefissate proporzionate al valore della controversia e/o al contenuto specifico della prestazione.

XII.  INDENNITA’, SPESE E TABELLA (articoli da 28 a 34 del D.M. 150/2023)

Indennità e spese per il primo incontro (art. 28 D.M. 150/2023)

1. Per il primo incontro le parti sono tenute a versare all’Organismo di mediazione un importo a titolo di indennità, oltre alle spese
2. L’indennità comprende le spese di avvio del procedimento di mediazione e le spese di mediazione comprendenti il compenso del Mediatore previste dai successivi commi 4 e
3. Sono altresì dovute e versate le spese vive, diverse dalle spese di avvio, costituite dagli esborsi documentati effettuati dall’Organismo per la convocazione delle parti, per la sottoscrizione digitale dei verbali e degli accordi quando la parte è priva di propria firma digitale e per il rilascio delle copie dei documenti previsti dall’articolo 16, comma 3 del M. 150/2023.
4. Sono dovuti e versati a titolo di spese di avvio i seguenti importi:                                                                                                                                                               –  Euro 40,00 per le liti di valore sino a Euro 1.000.00;

           –  Euro 75,00 per le liti di valore da Euro 1.000,01 sino a Euro 50.000,00;                                                                                                                                                             –  Euro 110,00 per le liti di valore superiore a Euro 50.000,00 e indeterminato;

5. Sono dovuti a titolo di spese di mediazione per il primo incontro i seguenti importi:                                                                                                                               – Euro 60,00 per le liti di valore non superiore a Euro 1.000 e per le cause di valore indeterminabile basso;

           – Euro 120,00 per le liti di valore da Euro 1.000,01 sino a Euro 50.000,00, e per le cause di valore indeterminabile medio;                                                                       – Euro 170,00 per le liti di valore superiore a Euro 50.000,00, e per le cause di valore indeterminabile alto.

6. Quando il primo incontro si conclude senza la conciliazione e il procedimento non prosegue con incontri successivi sono dovuti esclusivamente gli importi di cui ai precedenti commi 4 e 5
7. Quando il primo incontro si conclude con la conciliazione sono altresì dovute le ulteriori spese di mediazione calcolate in conformità alla Tabella di seguito riportata detratti gli importi di cui al punto 5, aumentate del 10% (articolo 30, comma 1 M. 150/2023).
8. Quando la mediazione è condizione di procedibilità della domanda ai sensi dell’articolo 5, comma 1, del D. Lgs. 28/2010, o quando è demandata dal giudice ai sensi dell’art. 5-quater del medesimo decreto legislativo, l’indennità di mediazione, determinata ai sensi dei precedenti commi 4 e 5, è ridotta di un quinto, e sono ridotte di un quinto le ulteriori spese di mediazione determinate ai sensi del precedente comma 7.

Determinazione del valore della lite e dell’accordo di conciliazione (art. 29 del D.M. 150/2023)

1. La domanda di mediazione contiene l’indicazione del suo valore in conformità ai criteri previsti dagli articoli da 10 a 15 del Codice di procedura civile. Quando tale indicazione non è possibile la domanda indica le ragioni che ne rendono indeterminabile il
2. L’atto di adesione che introduce un’ulteriore domanda ne indica il valore e si applica il precedente comma
3. Quando la domanda o l’atto di adesione non contengono le indicazioni previste dal comma 1, o le parti non concordano sul suo valore, o sono stati applicati in modo errato i criteri previsti dal comma 1, o comunque il valore risulti indeterminato o indeterminabile, l’Organismo decide decide il valore di riferimento con atto scritto secondo quanto previsto dall’art. 29 del D.M. 150/2023 e lo comunica alle parti tramite la
4. Il valore della lite può essere nuovamente determinato dal Responsabile dell’Organismo, su indicazione delle parti o su segnalazione del Mediatore, quando sopravvengono nuovi elementi di valutazione o nuovi fatti allegati dalle parti nel corso del
5. Il valore dell’accordo di conciliazione è determinato, quando necessario, sulla base dei criteri di cui ai precedenti commi da 1 a Quando l’accordo definisce questioni ulteriori rispetto a

quelle considerate per la determinazione del valore del procedimento ai sensi dei precedenti commi da 1 a 4, il Responsabile dell’Organismo ne determina il valore dandone comunicazione alle parti. Se la modifica del valore della controversia emerge nell’ambito del procedimento di mediazione, eventualmente anche per effetto dell’allargamento della “torta negoziale”, è onere del Mediatore rilevarne il differente importo nel verbale di mediazione. In ogni caso, se all’esito del procedimento di mediazione il valore risulta diverso, l’importo dell’indennità è dovuto secondo il corrispondente scaglione di riferimento.

Determinazione delle spese di mediazione (art. 30 del D.M. 150/2023)

In caso di conciliazione in incontri successivi al primo, sono dovute all’Organismo le ulteriori spese di mediazione calcolate secondo la Tabella sotto riportata, detratte l’indennità e le spese del primo incontro, se già versate, con una maggiorazione del venticinque per cento (art. 30 comma 2 del D.M. 150/2023).

Quando il procedimento prosegue con incontri successivi al primo e si conclude senza conciliazione sono dovute all’Organismo le ulteriori spese di mediazione calcolate secondo la Tabella sotto riportata, detratte l’indennità e le spese del primo incontro.

Quando la mediazione è condizione di procedibilità della domanda ai sensi dell’ articolo 5, comma 1, del D.Lgs. 28/2010, o quando è demandata dal giudice ai sensi dell’art. 5-quater del medesimo decreto legislativo, le spese di mediazione, determinate in conformità al presente paragrafo, sono ridotte di un quinto (art. 30 comma 4 D.M. 150/2023).

L’Organismo adotta le spese di mediazione previste per gli organismi pubblici di cui all’Allegato A del D.M. 150/2023, così come meglio indicati nella tabella sotto riportata.

L’applicazione delle integrazioni avviene ad insindacabile giudizio del Responsabile dell’Organismo.

Disposizioni sul patrocinio a spese dello Stato nella mediazione civile e commerciale

L‘Organismo applica le disposizioni di cui agli articoli dal 15-bis al 15-undecies del D. Lgs. 28/2010 e del D.M. 1 agosto 2023 a cui si rinvia. In particolare è assicurato, alle condizioni stabilite dalla legge, il patrocinio a spese dello Stato alla parte non abbiente per l’assistenza dell’avvocato nel procedimento di mediazione nei casi di cui all’articolo 5, comma 1, se è raggiunto l’accordo di conciliazione (art. 15-bis comma 1).

Per ottenere tale beneficio, la parte richiedente deve allegare la documentazione prescritta dalla legge all’istanza di mediazione (se è parte istante) o alla comunicazione di adesione al procedimento (se è parte convenuta) almeno 10 giorni prima del primo incontro fissato, rispettando tutti i tempi tecnici previsti dal presente Regolamento e/o indicati nell’atto di convocazione. Delle condizioni per l’accesso gratuito al servizio di mediazione, non può esserne data notizia al Mediatore durante gli incontri di mediazione né alla Segreteria oltre il termine indicato.